Uputstvo za koordinatore nacionalnih, regionalnih i međuregionalnih projekata Međunarodne agencije za atomsku energiju iz Beča (MAAE) u kojima institucije Republike Srbije uzimaju učešće
Svaka aktivnost u okviru nacionalnog projekta iz Programa tehničke saradnje Srbije sa MAAE, za koji je nacionalni koordinator određena institucija (preko svog imenovanog predstavnika), realizuje se po sledećoj proceduri:
1. Svaka projektna aktivnost je unapred definisana u projektnoj dokumentaciji (npr. dolazak ekspertskih misija, učešće na radionicama, koordinacionim sastancima, trening kursevima, studijskim ili naučnim posetama, nabavka opreme)
2. Projekat startuje sa realizacijom tek nakon što institucija u MAAE uplati iznos nacionalne kontribucije, odnosno iznos u vrednosti 5% ukupnog novčanog fonda projekta
3. Zvaničan zahtev za realizaciju konkretne projektne aktivnosti u određenom terminu dostavlja se u MAAE elektronskom poštom. Zvaničan zahtev mogu da dostave: Slađan Velinov, u svojstvu nacionalnog koordinatora za vezu sa MAAE ili Milijana Steljić, u svojstvu nacionalnog pomoćnika za vezu sa MAAE.
Nacionalni koordinator projekta prethodno zahtev formuliše i dostavlja navedenim licima. Zahtev se šalje programskom menadžeru za Republiku Srbiju (eng. Programme Management Officer – PMO), koji ga dalje obrađuje u saradnji sa tehničkim oficirima MAAE ili službom MAAE za nabavku opreme, itd. 4. Ukoliko aktivnost koja se realizuje uključuje odlazak zaposlenog institucije na neki stručni skup (radionica, trening kurs, koordinacioni sastanak, studijska ili naučna poseta), dalja procedura se odvija kao i u slučaju regionalnih projekata, počev od tačke 3.
Svaka aktivnost u okviru regionalnog ili međuregionalnog projekta iz Programa tehničke saradnje MAAE (učešće na radionicama, koordinacionim sastancima, trening kursevima, studijskim ili naučnim posetama) u kojoj učestvuje Republika Srbija realizuje se po sledećoj proceduri:
1. Poziv za skup dostavlja se iz MAAE elektronskom poštom nacionalnom koordinatoru za vezu, Slađanu Velinovu, i nacionalnom pomoćniku za vezu, Milijani Steljić. U nekim slučajevima, a to zavisi od ažurnosti oficira u MAAE koji vode (među)regionalne projekte, obaveštenja direktno dobijaju i nacionalni koordinatori projekata.
2. Nacionalni pomoćnik za vezu (ili njegov saradnik) pozive prosleđuje nacionalnim koordinatorima projekata, uz detaljno uputstvo o procesu prijave kandidata. Nacionalni koordinatori projekata su stručnjaci u oblastima koje su teme projekata i imaju sledeće obaveze po projektu:
– Praćenje realizacije regionalnog ili međuregionalnog projekta
– Evaluacija projekta jednom godišnje na za to predviđenim formularima Direktorata
– Godišnje izveštavanje MAAE o projektu (na engleskom jeziku, po proceduri koju utvrđuje MAAE i u komunikaciji sa vodećim koordinatorom datog projekta iz neke od zemalja članica MAAE)
– Pisanje završnog nacionalnog izveštaja i/ili priprema nacionalnih prezentacija (na srpskom jeziku);
– Uzimanje učešća u tehničkim sastancima projekta (na kojima se planira projekat ili podnose periodični i završni nacionalni izveštaji);
– Uzimanje učešća u nominaciji kandidata za sve skupove tokom realizacije projekta, vodeći računa o tome da kandidati imaju odgovarajuće kvalifikacije i da su zastupljene sve institucije iz oblasti koja je tema projekta u u Republici Srbiji.
3. Nacionalni koordinatori projekata obaveštavaju i predlažu kandidate za pojedinačne skupove. Ako nacionalni koodrinator projekta odabere kandidata koji je zaposlen u nekoj instituciji, tada kandidat potrebnu dokumentaciju za predmetni skup dostavlja pomoćniku za vezu sa MAAE. Kompletna dokumentacija kandidata mora sadržati sledeće:
– izjava o prihvatanju obaveze da se po okončanju realizacije podnese izveštaj o učešću, sa potpisom kandidata. Kandidat je takođe dužan da ukratko obavesti i ukoliko nije došlo do realizacije njegovog učešća.
– nominacioni formular MAAE popunjavanjem elektronskog nominacionog obrazaca MAAE za odgovarajuću vrstu skupa
– potpisano pismo direktora institucije zaposlenog (na memorandumu), koje sadrži jasne naznake da se zaposleni upućuje u datom periodu na predmetni skup, odnosno da mu se odobrava službeni put
– eventualno, ukoliko je to posebno traženo, druga prateća dokumentacija (npr. sertifikat o znanju jezika, medicinski sertifikat, istorijat profesionalnog izlaganja zračenju itd.)
4. Nacionalni pomoćnik za vezu sa MAAE (ili njegov saradnik) obrađuje sve pristigle prijave, uz konsultaciju sa nacionalnim koordinatorom (provera da li su prijavljeni kandidati odobreni od strane koordinatora itd.) i sa kandidatima (provera kompletnosti podataka i dostavljene dokumentacije), priprema dokumentaciju za slanje u MAAE i prosleđuje nacionalnom koordinatoru za vezu sa MAAE na potpis.
5. Nacionalni pomoćnik za vezu sa MAAE potpisanu i skeniranu nominacionu dokumentaciju kandidata upućuje elektronskom poštom u MAAE, a originale šalje redovnom poštom.
6. Selekcioni panel MAAE, koji čine tehnički oficiri i program menadžeri MAAE, vrši odabir svih predloženih kandidata i MAAE o rezultatu ovog odabira, kao i o putnim, boravišnim i finansijskim aranžmanima skupa obaveštava kandidate direktno.
7. Po realizovanom učešću na skupu, nominovani kandidat je u obavezi da Direktoratu dostavi pisani izveštaj u za to predviđenom formularu u roku od 10 radnih dana.
Napomena:U procesu prijavljivanja i nominacije kandidata nacionalni koordinator za vezu sa MAAE i nacionalni pomoćnik za vezu sa MAAE:
– pružaju kandidatima i nacionalnim koordinatorima projekata svu neophodnu pomoć;
– brinu o tome da su informacije i potrebni formulari na sajtu Direktorata koji se odnose na realizaciju programa saradnje sa MAAE kompletni i ažurirani;
– intervenišu uvek kada se prilikom prijavljivanja ne poštuju pravila MAAE (npr. kandidat koji se predlaže za naučnu posetu mora imati minimum 5 godina do penzije, kandidat koji se predlaže za studijsku/naučnu posetu ne sme imati u prethodne 2 godine nijednu studijsku/naučnu posetu, kandidati koji nisu dostavili izveštaje po prethodnim učešćima ne mogu se ponovo prijavljivati, itd.).
Finansijski aspekti realizacije aktivnosti u okviru regionalnih i međuregionalnih projekata
Realizaciju svih aktivnosti po projektu finansijski u potpunosti pokrivaju sredstva MAAE, i ona se dodeljuju za svaki skup direktno/lično nominovanim i odabranim kandidatima države. Sredstva pokrivaju put, smeštaj i dnevne troškove učesnika.
Važna napomena: : Izuzetak od ovog pravila su učešća na studijskim obukama (eng. fellowships) i naučnim posetama (eng. scientific visits) u okviru regionalnih ili međuregionalnih projekata, gde institucija u kojoj su učesnici zaposleni plaća 5% od isplate za skup za prethodnu fiskalnu godinu.
Autor: Steljić Milijana, 17.12.2018.